El conocimiento de los colaboradores. ¡Un reto para las organizaciones hoy!

¿Sabes realmente quiénes son tus colaboradores o el personal interno de tu compañía? ¿Sabes si Gustavo Ramírez del departamento de contabilidad es casado o cómo se llama su esposa? ¿Conoces sus metas, propósitos y gustos? ¿Tienes documentada su talla, peso o grupo sanguíneo? ¿Tienes el acceso directo, confiable y actualizado de los perfiles de los empleados de tu organización?  

                                                                

 

Estas simples preguntas te puedan dar una guía de la forma en que tu empresa gestiona la información de tus colaboradores ¿Qué tanto sabes realmente sobre ellos?

En los últimos años la gestión de la información del talento humano de una compañía se ha convertido en una herramienta vital para el devenir de las mismas. Los tiempos donde solo teníamos datos básicos de nuestro personal en tablas de Excel o almacenados en AZ ya son parte del pasado. Hoy en día es vital manejar estos datos no con la frialdad de nombres, direcciones o 

números de cédulas, es trascendental conocer con más profundidad e ir al detalle sobre las metas, logros, propósitos,  datos familiares y perfil completo de su trayectoria laboral.

Según Ángela María Olaya, Ingeniera de procesos, Especialista en control organizacional,  con una amplia experiencia en el área de recursos humanos y consultora independiente de procesos de gestión humana desde hace más de 7 años, las empresas de hoy deben estar encaminadas desde el ser, y no sólo desde el quehacer de sus trabajadores. No basta con que una organización los conozca desde un enfoque netamente laboral, lo ideal es conocer detalles más personales de cada uno de ellos para poder tener estrategias claras sobre el manejo del personal. Según Ángela, y desde su experiencia en el campo de la gestión humana, está convencida que si las organizaciones tienen datos familiares importantes e involucran a estas en diferentes actividades, esto crea un vínculo muy fuerte del empleado y empleador, lo que afianza no solo el sentido de pertenencia o compromiso con ellas, sino además mejora el rendimiento laboral de cada colaborador. Una estrategia gana gana que seguro beneficia a todos las organizaciones. ¿Ya la habías pensado? Entonces… ¿Ya invitaste a la esposa de Gustavo y ya sabes cuántos hijos tienen?

En este punto es muy importante que hagamos una reflexión. Ya te dijimos que es vital tener datos más profundos sobre tus empleados, y te contamos, con ejemplos lo que esto puede ayudar para tu empresa, pero ¿crees que solo tenerlos es suficiente? Ten cuidado, pues la respuesta es no. Y no, porque una vez hiciste la tarea de tener una excelente captación, llega el momento importante ¿qué debo hacer con ellos?

La gestión adecuada, su uso estratégico, y su enfoque administrativo es la clave para hacer algo realmente trascendente con la información. No solo debes tenerla, utilízala para el bien de tu organización y todos tus colaboradores. Has estrategias, campañas y acciones que hagan un verdadero contendido de valor.

Pero hay más…es absolutamente vital e innegociable la tarea constante, rigurosa y dedicada de la actualización de los datos recolectados. Seguimos con nuestros ejemplos. ¿Sabías que Beatriz la de Sistemas ya no vive en su casa de toda la vida? ¿Qué tal si algo le sucede y debes llamar a su familia y tú no tienes sus datos nuevos por falta de actualización?

Según Ángela, nuestra experta y fuente principal de este contenido, el proceso de actualización de los datos almacenados es casi o igual de importante que la misma consecución de los mismos, ya que según su experiencia, cuando una compañía va hacer campañas o implementar estrategias de gestión del talento, los datos que se tienen no son muy confiables, lo que hace que los procesos sean realmente ineficientes, ya que al buscar, y luego verificar la información y constatar que la misma está errada nos hace ineficaces a la hora de realizar una acción. O cómo lo dice nuestro ejemplo ¿A dónde y a quién llamamos para ayudar a Beatriz? Como ven, la idea es no perder el tiempo y tener procesos efectivos para el buen desempeño de la empresa y sus empleados.

¿Ya pensaste en que una vez tienes la información recolectada y actualizada debidamente qué paso sigue? Pues lo que debes hacer es centralizarla para que esté a tu acceso fácilmente. ¿Sencillo no crees? Pues este paso no es tan simple como subir los datos a un Excel (ya te lo habíamos dicho) necesitas sistematizarlos, de manera que tengas rápido acceso a ellos.

Ángela nuestra asesora,  nos cuenta sobre este tema que para el rendimiento adecuado del área de gestión humana es de gran aporte el tener todos los datos en un sistema que nos permita acceder de manera fácil y rápida a ellos. “Estamos acostumbrados que si nos preguntan un dato nos podemos demorar dos o tres días buscándolo en una tabla o volviendo a preguntar a todos para conseguirlo, un proceso que nos hace realmente ineficientes. En nuestro país falta mucho por aprender de este tema, en mi experiencia al llegar a las empresas donde he trabajado, y solicito alguna información de los empleados, se pueden demorar hasta dos o tres semanas consolidándola, tan sólo para saber quién es el jefe de tal persona o en qué nivel organizacional está”

Ahora ya lo sabes. Tienes datos más completos de tus colaborados, los mantienes actualizados y luego los sistematizas y los tienes a tu acceso fácil y rápido. Una estrategia ideal para hacer que tu área de gestión humana, tus empleados, y claro, toda tu compañía, esté alineada hacia el mismo propósito y realice estrategias exitosas para la gestión del talento de la organización.

 ¿Terminamos?

Sigue con nosotros, aún te queremos contar mucho más sobre este tema.

¿Qué tal si hablamos ahora sobre qué hacer con los datos que has subido al sistema? Por ejemplo ¿sabías que tu compañía, y por ende, tus colaboradores pudieron estar listos desde hace mucho tiempo para aplicar el teletrabajo que nos vimos obligados a implementar?

Es así. Cuando tienes los datos debidamente recolectados, actualizados y, por supuesto, debidamente sistematizados, puedes saber qué condiciones, infraestructura, espacios, facilidades, contextos familiares y necesidades a cubrir tienen tus empleados para poder llevar hasta sus casas sus oficinas o rutinas de trabajo. ¿Realmente crees que prevenir esto es muy difícil? Créenos, no lo es.

Existen módulos donde las diferentes áreas de gestión humana tienen estos datos debidamente documentados, y saben desde que ingresas a la organización como son tus condiciones para realizar el teletrabajo. ¿Te imaginas cuanto estrés pudiste evitar al tener este cambio previsto?

                                                  

Nuestra asesora, Ángela Olaya, Especialista en control organizacional, nos dice que cuando se habla del compromiso, del sentido de pertenencia y responsabilidad con las tareas y cargos que deben tener los colaboradores de una organización, es muy posible que con el teletrabajo se vean afectados por las diferentes circunstancias que rodean esta acción, como el sentimiento que pueden tener al sentirse alejados de la realidad organizacional y creerse aislados de sus oficinas. Es allí donde más acompañamiento, y por supuesto, seguimiento se debe hacer para generar la seguridad de que aún hace parte de la empresa, y no perder el ritmo de trabajo que se tenía previo al manejo de la contingencia.

Si tienes una estrategia clara, unos datos actualizados, y de antemano conoces  que tus empleados tienen las condiciones adecuadas para hacer este trabajo desde casa, y ya has suplido y ayudado con sus necesidades, no tendrás mayores problemas para llevar a cabo esta labor. Una ventaja de conocer en detalle los  aspectos de todos tus colaboradores.

La tecnología y su uso en la gestión del talento humano     

Llegamos a otro punto importante en el que queremos enfatizar. El uso, la adecuación y los beneficios de la tecnología y las nuevas tendencias que esto trae para las organizaciones, y más concretamente, en la gestión del talento humano de las mismas.

Hemos visto como las herramientas tecnológicas cada vez son más utilizadas en la gestión de las áreas de recursos humanos. Softwares o sistemas de información que ayudan en la gestión y accesibilidad de los datos, herramientas digitales que ayudan a conocer con más detalle a los colaboradores, y nuevos desarrollos o módulos que permiten a las compañías, entre muchas otras acciones, validar fácilmente estudios que los empleados registren en sus perfiles o experiencias laborales.

Para llegar a ejemplos más concretos sobre esta temática, queremos hablar sobre los videos de presentación. Una herramienta digital que hoy en día ha llegado con fuerza a las organizaciones. Pero ¿cómo puedes utilizar un video en beneficio de tus colaboradores o procesos internos? Ángela nos menciona que estos videos de presentación son muy útiles para conocer detalles cercanos de los empleados; aspectos sobre su familia, sus propósitos personales y laborales, sus sueños, gustos, y hasta sus fortalezas y debilidades a mejorar, son solo algunas de las informaciones que podemos tener a nuestro alcance.

La utilidad de este material es muy variable, y es aquí donde volvemos a hacer énfasis sobre la gestión que se debe hacer sobre estos datos que tenemos recolectados. Recuerda que no basta solo con tenerlos, debes crear acciones que aporten a tu área o empresa. Una pieza audiovisual como esta puede aportar mucho para realizar procesos internos, hacer evaluación de candidatos potenciales y crear perfiles según las características de cada colaborador. Como ves, la tecnología al beneficio de tu organización.

Cerremos este ciclo

Hemos hecho todo un recorrido por los diferentes temas que abarcan la gestión de los datos del talento humano de una compañía. Te mostramos detalladamente cada paso a seguir para una buena gestión de los mismos. Ángela Olaya, nuestra asesora y especialista en control organizacional, te ha dado tips para hacer con ellos una estrategia real y aplicable para tu organización. Y finalmente, destacamos la importancia de la tecnología para el correcto desarrollo de las áreas y los colaboradores.

Ahora falta lo más importante ¿Qué vas a hacer para optimizar los datos de los empleados de tu empresa? ¿Estás preparado? Comienza ahora mismo y crea un cambio importante para tu organización.

El único valor vital que una empresa tiene es la experiencia, habilidades, innovación y conocimientos de sus empleados. LeifEdvinsson (Experto mundial en Capital Intelectual (IC), Conocimiento e Innovación